COMMENT ORGANISER UN SALON PROFESSIONNEL ?

L’événement professionnel et plus particulièrement, le salon professionnel, est de plus en plus plébiscité pour allier gain de visibilité, réalisation d’objectifs commerciaux et ROI élevé pour les exposants.

De leur côté, les éléments de nature organisationnelle peuvent être synonymes de contraintes en termes de temps et de budget. Entre le choix des différentes entreprises exposantes et la création d’une campagne de communication dédiée à mettre en valeur l’événement, différentes ressources sont nécessaires pour assurer un service de qualité aux exposants et visiteurs professionnels.

Alors, pourquoi et comment bien organiser un salon professionnel ?

QU’EST-CE QU’UN SALON PROFESSIONNEL ?

La salon professionnel, ou salon “B to B” se distingue du salon grand public dans le sens où les visiteurs sont également des professionnels. Ceux-ci appartiennent d’ailleurs au même secteur professionnel que les exposants et peuvent voir le salon comme une opportunité de :

• trouver de nouveaux partenaires commerciaux comme de nouveaux fournisseurs ;
• se créer un aperçu de ce que propose la concurrence dans le secteur ;
• rencontrer des professionnels appartenant au même secteur, et donc étendre son réseau.
• trouver l’inspiration, les arguments de vente et les fabricants pour développer un nouveau produit, concept, ou service.

Événement de l’année, ou plus récurrent, le salon professionnel compte parmi les événements pouvant augmenter la visibilité et le chiffres d’affaires d’une entreprise en l’espace d’une journée ou de quelques jours.

Alors, même s’il existe quelques contraintes telles que les frais de participation et le temps passé à anticiper votre venue et préparer votre stand, il peut être très avantageux de participer régulièrement à ce type d’événement B to B.

DES ACTEURS PLURIELS

Ce type d’événement professionnel met en scène 3 types d’acteurs ayant un rôle central :

1. Les exposants, ou professionnels mettant en valeur leurs produits et services, et représentant leur entreprise ou marque.
2. Les visiteurs qui se rendent dans les salons professionnels pour, entre autres, enrichir leurs services : développement d’une nouvelle gamme de produits, enrichissement de stock, ou encore, agrandissement d’un réseau professionnel.
3. Les organisateurs de salons professionnels, qui ont un rôle central en matière d’organisation événementielle : location d’un espace pour événement professionnel : programmation, gestion des exposants, billetterie, accueil des professionnels…

ORGANISER UN SALON B TO B : UN PROJET COMPLEXE

Si le salon B to B répond à de nombreux objectifs, il en va de même sur la pluralité des thématiques et des publics cibles pouvant être définis. Ainsi, la première étape pour un organisateur de salon professionnel consiste à définir ses objectifs, sa thématique, ainsi que son public cible.

Qui seront les participants ?Qui seront les visiteurs, ou encore, les prestataires qui interviendront en termes de communication et de logistique… Répondez à ces questions et dressez l’ébauche d’un cahier de charges qui sera le fil conducteur du salon professionnel.

LA LISTE DES TÂCHES POUR ORGANISER UN SALON

En plus de la rédaction d’un cahier des charges exhaustif, organiser un salon professionnel nécessite de tenir une liste des tâches précises au sein de laquelle le rôle de chacun sera indiqué.

En effet, fournir un service et des prestations de qualité aux exposants et aux visiteurs relève d’une véritable gestion de projet à double sens.

Voici les éléments centraux que doit contenir un liste des tâches liée à l’organisation d’un événement B to B :

• Choix d’un lieu répondant à vos besoins en termes de capacités d’accueil et d’agencement.
• Vérification du lieu en matière de localisation, d’accessibilité et de réglementation de sécurité.
• Établissement d’une programmation détaillée et d’une billetterie aux professionnels.
• Choix des différents prestataires : restauration, accueil des exposants et visiteurs, logistique, ou encore, goodies… Faîtes appel à des professionnels proposant des services adaptés à vos besoins et au budget alloué pour organiser votre salon professionnel.
• Stratégie marketing et élaboration d’un plan de communication pour attirer les exposants et visiteurs, mais également pour analyser les performances de votre événement une fois clôturé.

ORGANISATION ÉVÉNEMENTIELLE : CONFIEZ VOTRE PROJET À LILLE GRAND PALAIS

En tant qu’organisateur d’événements professionnels, Lille Grand Palais prend en charge des projets événementiels de A à Z.

Proposant à la fois des espaces dédiés aux événements professionnels et des prestations événementielles, notre enseigne fait appel à des experts qui s’assureront d’organiser votre moment sur les parties régie technique, restauration, accueil, sécurité et nettoyage !

Mais organiser un salon avec Lille Grand Palais, c’est surtout bénéficier d’une gestion de vos exposants ainsi qu’une conception de stands adaptés à la thématique de votre événement.

Proposant, entre autres, 4 halls d’exposition Lille Grand Palais transforme vos idées et vos besoins en projets événementiels sur-mesure.