Événement : comment organiser une foire ?

L’organisation de foires, de salons professionnels et de congrès repose sur quelques ingrédients incontournables qui feront toute la différence. À condition que ces derniers soient bien dosés ! Entre choix du lieu, promotion de l’événement, et accueil des exposants et des visiteurs, chaque détail compte. Mais comment organiser une foire pour générer des ventes et acquérir de la visibilité ? Grâce à des solutions flexibles et modulables au service de vos événements sur mesure, Lille Grand Palais vous donne ses conseils d’expert pour réussir l’organisation d’une foire, un événement pouvant accueillir jusqu’à 4500 personnes au sein duquel une variété d’exposants exposent et vendent leurs produits.

Avec 300 événements organisés par an, 4 halls d’exposition et un Zénith d’une capacité d’accueil de 7000 personnes, organiser une foire à nos côtés vous ouvre les portes d’une ville attractive ainsi que de multiples possibilités de donner vie à vos idées !

Qu’est-ce qu’une foire ?

La définition d’une foire est simple. Effectivement, les foires sont des événements commerciaux qui regroupent des exposants qui vendent leurs produits ou leurs services directement au consommateur. La foire est un événement tout public ou, plus rarement, un événement B to B, qui s’adresse à un grand nombre de personnes qui souhaitent acheter ou consulter l’offre d’une de professionnels exposants. 

Organisation foire et salon : quelles différences ?

Bien que la foire et le salon partagent quelques similitudes dans le sens où ils s’articulent autour de stands professionnels, l’organisation de ces événements les distingue au travers de leur thématique, de leur public cible et de leurs objectifs. Eh oui, les foires peuvent très bien se dérouler sans forcément viser un thème ou un secteur d’activité particulier. En ce sens, contrairement aux salons qui peuvent être ouverts à un public très spécifique ou à une certaine catégorie professionnelle, les salons sont fréquentés par un public bien plus large. Si l’on se concentre maintenant sur les objectifs, notons que les salons sont propices à la prospection, au gain de visibilité et à l’acquisition de contacts professionnels tandis que l’objectif d’une foire consiste davantage à vendre des produits en direct auprès du consommateur. 

Comprendre le fonctionnement d’une foire à travers le choix du lieu

La meilleure manière de comprendre ce qu’est une foire est de visualiser comment l’espace est généralement investi pour une telle occasion. Premièrement, le choix du lieu est crucial pour bien organiser une foire. Comme ce type d’événement tout public ou B to B accueille une variété d’exposants, il est préférable de louer un espace nu et neutre qui permettra un agencement modulaire et flexible en fonction des besoins des commerçants. Effectivement tout l’enjeu d’une foire consiste à concevoir une variété de stands personnalisés pour que tous les services et les produits exposés soient mis en valeur. 

Lorsque l’on parle de lieu pour organiser une foire, on parle également de trafic et de plan de circulation. Eh oui, dès les prémices de l’organisation d’une foire, il s’agira d’étudier le plan d’aménagement du lieu, de la salle ou du hall d’exposition pour bien gérer le flux de visiteurs et placer chaque stand au niveau de points de passage stratégiques, accessibles, et visibles. Pour finir, la définition d’axes de circulation en fonction des entrées, des sorties, et éventuellement près d’autres espaces tels que les toilettes et les points de restauration, met en avant le côté stratégique des foires, à savoir : 

• attirer les clients dans un milieu généralement bien chargé ; 
• se démarquer face aux stands concurrents ; 
• générer des ventes sur un laps de temps assez court. 

Organiser une foire : définir les besoins et objectifs

Parallèlement au choix du lieu pour organiser une foire, il s’agira également de bien définir ses besoins pour viser des objectifs clairs et atteignables, mais également pour instaurer un périmètre budgétaire à la hauteur de ses attentes en incluant la notion de retour sur investissement (ROI). 

Quels besoins exprimer à un organisateur de salons, de congrès et de foires tel que Lille Grand Palais

La première chose à ne pas négliger lorsque l’on organise une foire est l’appel aux conseils et aux prestations d’un organisateur professionnel en événementiel. Mais quels besoins exprimer auprès d’un organisateur événementiel ?

1. Augmentation de visibilité ou génération de vente ? Exprimer clairement vos objectifs.

2. Cible et nombre de participants. Spécifiez le public visé et estimez le nombre de visiteurs pour que l’organisateur puisse adapter la taille et le format de la foire.

3. Localisation du lieu à moins d’une heure de l’aéroport, nécessité d’un parking et d’espaces de restauration… Exprimez vos besoins en matière d’infrastructures et de services.

4. Le budget. Fixer un budget global en tenant de vos objectifs en matière de retombées financières : pensez ROI !

5. Selon les prestations souhaitées : définissez les outils et les supports de communication que vous souhaiteriez pour promouvoir l’événement auprès des exposants comme des visiteurs.

6. N’oubliez pas d’inclure les aspects logistiques et sécuritaires dès l’expression de vos besoins : gestion des flux, service de sécurité, exigence des autorisations conformes à la réglementation ERP et aux normes incendie…

Comment organiser une foire en fonction de son type ?

Il existe plusieurs types de foires et, bien entendu, vous devrez informer votre organisateur événementiel sur vos besoins spécifiques, mais également sur les besoins en raccord avec le type de foire que vous souhaitez organiser. Alors, quels sont les différents types de foires et quels éléments prendre en compte pour bien les organiser ?

1. Les foires commerciales, qui reposent sur l’organisation de rencontres entre professionnels du même secteur. La foire commerciale exige généralement la conception d’espaces dédiés aux conférences et aux démonstrations.

2. Les foires pour le grand public, qui attirent une large audience. Les besoins de la foire B to C se situent surtout du côté des supports de communication et de l’organisation de petites animations et d’activités pour engager les consommateurs et générer des ventes. 

3. Les foires agricoles ou artisanales, qui nécessitent de grands espaces pour exposer des machines, des stands de démonstration et des espaces de dégustation. La conception d’espaces de vente directe dans le cadre de l’organisation d’une foire agricole ou d’une foire artisanale ne doit pas non plus être négligée. 

Le saviez-vous ? Organiser une foire avec Lille Grand Palais vous permettra d’effectuer la location du lieu adéquat selon le type de foire que vous organisez. Mais surtout, vous pourrez avoir recours à un seul et unique interlocuteur pour toutes les étapes de l’organisation d’une foire comprenant notamment la communication, l’accueil et la conception de tous les stands, allant des stands de vente aux stands de démonstration jusqu’aux points de restauration. 

Demandez un devis à Lille Grand Palais, votre spécialiste de l’organisation événementielle, pour organiser un événement de A à Z au cœur d’une ville dynamique et attractive telle que Lille ! 

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