Enseignants, chercheurs, entreprises, établissements de santé ou sociétés savantes, que ce soit pour un événement de 80 ou de 4000 personnes, Lille Grand Palais organise vos congrès et vos séminaires à Lille. En tant qu’enseigne de référence accueillant environ 300 événements par an, dont certains d’envergure internationale, notre enseigne a la réputation, l’expertise, et les espaces pour organiser votre congrès scientifique, médical ou professionnel selon son envergure et les résultats attendus.
Alors, comment bien organiser un congrès aux côtés d’un professionnel en organisation d’événements en tenant compte des exigences techniques ainsi que des attentes liées à l’accueil des congressistes et des intervenants ? Votre organisateur événementiel vous éclaire en partant de la définition de votre type de congrès jusqu’au choix de votre public cible et du lieu adapté pour organiser un événement en tenant compte d’un cahier des charges complet.
Il existe quatre grands types de congrès qui se différencient selon le thème abordé.
Vous l’avez compris, qui dit auditoire dit location de salle aux allures d’un théâtre ou auditorium pour congrès agencé de manière à installer confortablement un public. Mais ce n’est pas tout. La qualité des interventions et la visibilité des intervenants devront également être assurées à l’aide de moyens techniques à la hauteur des attentes. Pour que les contraintes techniques les plus pointues (système son et lumière, estrade, tableau interactif, insonorisation…) soient prises en compte, le cahier des charges devra être notamment être le plus détaillé possible.
L’analyse des attentes et des besoins constitue une base solide pour bâtir un cahier des charges qui sera un document de référence pour organiser un congrès ou, plus largement, pour organiser des événements aux côtés d’un ou de plusieurs prestataires selon la renommée et l’envergure de votre événement. Mais quelles sont les mentions indispensables à inscrire dans un cahier des charges pour ne rien laisser au hasard ?
Après avoir clairement exprimé vos attentes (par exemple, un lieu pouvant accueillir 300 congressistes), concentrez-vous sur les trois piliers de l’organisation d’un congrès. Chaque partie ci-dessous devra être détaillée afin de quadriller ou de transmettre toutes vos exigences à un organisateur événementiel en tenant compte d’un budget.
Co-construisons les fondamentaux de votre événement avec quelques conseils pour bien cibler le public de votre congrès. Car oui, tout comme le choix des experts et des intervenants qui prendront la parole lors de l’assemblée, le ciblage du public est déterminant dès les prémices de l’organisation d’un congrès scientifique, médical, politique ou d’un congrès professionnel.
Voulez-vous attirer des professionnels d’un secteur en particulier, des chercheurs, ou des décideurs ? En fonction du type de congrès et des résultats attendus, vous aurez déjà une ébauche du profil « type » de congressiste attendu.
Par exemple, votre type de congrès est le congrès médical, et vos objectifs sont liés à la recherche sur une maladie neurologique bien spécifique. Avec ces informations, vous savez déjà à quels médecins, chercheurs et établissements de santé adresser vos invitations et vos supports de communication.
Un congrès de qualité repose en grande partie sur ses intervenants. Effectivement, il est assez important de retenir que l’annonce de quelques noms d’experts qui interviendront dans leur domaine de prédilection doit s’intégrer dans votre stratégie de communication pour attirer les participants. Et avant la communication de ces informations stratégiques, il y a la recherche et le choix des bons profils !
Lille Grand Palais, votre organisateur de congrès, de foires et de salons vous accompagne dans la conception de vos événements professionnels et de vos événements d’entreprise rassemblant entre 80 et plusieurs milliers de personnes. En fonction de la capacité d’accueil et des installations techniques que votre congrès requiert, nous mettons différents espaces à votre disposition :
De la définition du profil de votre audience jusqu’au choix des prestations événementielles audiovisuelles clé-en-main pour embellir et promouvoir votre événement, une grande équipe de 91 experts se tient à votre écoute. Demandez dès maintenant un devis pour plus d’informations sur nos différents espaces pour organiser des congrès. En tant que spécialiste de l’organisation événementielle, Lille Grand Palais vous accompagne également dans l’organisation de votre congrès de A à Z !
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