Événement : comment organiser un festival

Soyons concrets, l’organisation d’un festival demande beaucoup de temps. Voilà pourquoi il est essentiel de travailler aux côtés de partenaires fiables ayant chacun leur expertise. Mais ce n’est pas tout : une bonne connaissance du cadre législatif et des éléments devant apparaître dans le cahier des charges d’un festival est nécessaire pour avancer sereinement dans votre projet événementiel. 

Alors, comment organiser un festival ? Même si chaque événement et chaque organisation a ses spécificités, il existe quelques règles communes à chaque festival. En ce qui concerne le choix du thème, du lieu, et des prestations liées à votre festival culturel ou à votre festival de musique ou de cinéma, plusieurs conseils de votre organisateur événementiel Lille Grand Palais sont bons à prendre.

Comment organiser un festival en fonction du type de manifestation ?

Pour organiser un festival qui a toutes les chances de rayonner, commencez par définir un concept qui constituera l’identité de votre événement. Entre choix d’un lieu atypique qui permettra aux festivaliers de vivre une expérience unique et organisation d’un programme qui colle parfaitement à votre thématique, tout doit être organisé selon un thème défini au préalable.

Avant de développer l’univers et l’identité de votre festival, quel type de festival allez-vous organiser, et dans quels buts ?

L’organisation d’un festival culturel

Les festivals culturels peuvent proposer des représentations artistiques variées. Sur une ou plusieurs soirées, ou le temps d’une journée, plusieurs manifestations culturelles s’enchaînent comme la danse, le spectacle vivant, le théâtre, le dessin, ou encore les arts visuels. Le but de cet événement est avant tout de montrer la richesse culturelle d’une région ou d’un terroir. D’autres thèmes plus spécifiques peuvent donner lieu au festival culturel, comme les danses folkloriques ou les arts de rue. 

L’enjeu à prendre en compte pour organiser un festival culturel ? La découverte de traditions ou de pratiques artistiques souvent méconnues à destination d’un public varié !

Organiser un festival de musique

Très répandus en France et sur la scène internationale, les festivals de musique se répandent sur plusieurs jours. Ils réunissent des artistes rémunérés pour donner des performances musicales devant un public. Généralement, plusieurs genres musicaux sont représentés à l’occasion d’un festival de musique, et ce dernier peut se tenir en plein air ou en intérieur. 

Pour organiser un festival de musique, plusieurs enjeux sont à prendre en compte. Outre l’élaboration de la programmation musicale, les enjeux économiques (pour un festival lucratif) ainsi que la gestion de la sécurité et de l’accueil des festivaliers sont des points essentiels. 

Le cas du festival du cinéma

Le festival de cinéma est un événement culturel et artistique souvent récurrent. Durant un festival de cinéma, on projette plusieurs films, courts-métrages ou animés dans une salle ou en plein air. Les festivals de cinéma peuvent avoir plusieurs raisons d’être comme le dialogue social à travers les projections-débats ou la promotion culturelle avec l’organisation de projections publiques en plein air. 

Lorsque l’on organise un festival de cinéma, bien choisir sa cible est l’enjeu principal. Effectivement, entre diffusion de films de jeunes auteurs en début de carrière et organisation d’un festival autour des films mythiques qui ont marqué l’histoire du cinéma : le choix du thème et la définition du public cible peuvent varier du tout au tout.

Créer un cahier des charges pour l’organisation d’un festival : les grandes étapes

Le cahier des charges lié à l’organisation d’un festival est indispensable. Effectivement, il est comparable à une feuille de route que chacune des parties prenantes de l’organisation co-créera pour avancer dans une seule et unique direction. Plus concrètement, écrire un cahier des charges pour organiser un festival est crucial pour exprimer ses besoins en prévoyant une réponse appropriée en face de chaque contrainte : qu’elle soit technique, logistique, liée à la sécurité et aux autorisations, ou encore, à la communication ou à la promotion de l’événement. 

Expression des besoins : définir le type de festival que vous souhaitez organiser 

Pour bien débuter votre cahier des charges, commencez par décrire le concept de votre festival en indiquant les moyens dont vous aurez besoin pour donner vie à vos idées. Ensuite, les premiers éléments structurels devront être précisés. On pense notamment au lieu, à la date, et à la définition de l’équipe organisatrice. 

Un petit conseil pour le lieu du festival : choisissez la ville au sein de laquelle est situé le siège de votre association afin que les autorités locales puissent facilement faire le lien entre votre festival et les activités de votre association. De plus, pour bien définir la date du festival, évitez les dates où d’autres événements similaires ont lieu et sondez votre public ainsi que les artistes susceptibles de venir performer sur scène avant de fixer une date officielle.

Terminons cette partie liée à l’expression de vos besoins et à la description de votre festival par un pilier essentiel : l’équipe qui travaillera à vos côtés. En général, l’équipe organisatrice d’un festival est composée : 

• d’une personne en charge de la production et de la technique ;
• d’un ou d’une responsable de la stratégie de communication ;
• d’une personne en charge des partenariats et des contrats avec les artistes ; 
• de quelqu’un qui gère le recrutement des bénévoles et la distribution des tâches.

Définir son budget pour l’organisation d’un festival

En parallèle à la liste de tous vos besoins matériels et humains, le périmètre budgétaire de votre festival doit être défini environ 12 mois avant la date officielle de l’événement. Afin d’alléger les coûts de l’organisation d’un festival, vous devez d’abord connaître et lister toutes les aides et les subventions possibles et calculer le total. Afin d’estimer au mieux les dépenses et d’affiner votre budget, faites établir des devis par un ensemble de prestataires événementiels. Deux éléments qu’il ne faudra également pas oublier de citer parmi les coûts pour organiser un festival : la rémunération des artistes et de l’équipe organisatrice. 

L’enveloppe budgétaire d’un festival doit être clairement définie environ 6 mois à l’avance. Lorsque tous vos coûts sont calculés, il ne reste plus qu’à les couvrir grâce :

• à la billetterie et la vente de tickets par catégories ; 

• aux prestations sur place comme les boissons et la nourriture ;

• la vente de merchandising sur place ;

• aux subventions à demander auprès des collectivités territoriales ;

• et aux partenariats (sponsors) qui sont généralement la source de financement la plus importante dans les festivals de musique et les événements festifs, artistiques et culturels. 

Contraintes techniques, organisation logistique, et communication : la colonne vertébrale du festival 

Les contraintes techniques et logistiques ainsi que la communication sont les piliers de l’organisation d’un festival. Effectivement, ce sont les parties qui nécessitent le plus de ressources financières et humaines.

Les contraintes techniques et les éléments logistiques de votre festival sont essentiels pour assurer son bon déroulement. Cette partie à détailler dans le cahier des charges inclut, entre autres, la gestion du son et de l’éclairage, l’installation de la scène (ou des scènes !) ainsi que la disposition des entrées, des sorties, et des différents points d’intérêt du site. Les éléments logistiques d’un festival prennent également en compte l’accueil du public, la gestion du flux de festivaliers, la sécurité et la gestion des bénévoles et des artistes.

En ce qui concerne la communication autour de votre festival, elle doit avant tout véhiculer les valeurs de votre association, car vos valeurs sont le moteur de votre événement ! Bien avant l’ouverture de la billetterie, soit environ 8 à 10 mois avant le début du festival, votre stratégie de communication doit être définie et vos canaux de communication doivent être opérationnels. 

Organiser un festival : les obligations légales à respecter

Pour organiser un festival, un dossier structuré est essentiel en plus de l’écriture d’un cahier des charges couvrant les parties organisationnelle et budgétaire. Mais pourquoi monter un dossier pour l’organisation d’un festival ? Eh bien, pour déclarer votre événement auprès des autorités, demander les autorisations nécessaires, et obtenir des financements. Sans déclaration ou autorisation, votre festival n’est pas légal.

Pour obtenir les assurances et toutes les autorisations requises pour votre festival, vous devez avoir le bon statut, mais également effectuer les bonnes démarches administratives en fonction de votre type d’événement : public ou privé. La création d’un lien de confiance avec les autorités locales est également nécessaire pour fluidifier vos procédures et vous faire connaître s’il s’agit d’une première édition. 

Avoir le bon statut pour organiser un festival

En France, la majorité des organisateurs de festivals optent pour l’association loi 1901. Ce statut permet notamment de créer un compte bancaire, de signer des contrats avec les prestataires événementiels et d’obtenir des subventions. 

Si vous organisez plus de 6 événements par an, il faudra également demander une licence d’entrepreneur de spectacle auprès de la Direction régionale des affaires culturelles (DRAC). Cette licence est gratuite et délivrée sur demande.

Quelles autorisations faut-il avoir pour organiser un festival ?

Pour l’organisation d’un festival dans un espace public ou l’organisation d’un festival qui rassemble plus de 1500 personnes, une autorisation administrative est obligatoire. Pour obtenir cette autorisation, vous devez déposer une demande accompagnée d’un dossier auprès du maire ou du préfet de police. Par contre, si vous organisez un festival de moins de 1500 personnes dans un lieu privé habilité à recevoir du public (ERP) telle qu’une salle de concert, une déclaration auprès des autorités locales suffit.

Vous comptez organiser un festival de musique ou un festival culturel ou artistique qui prévoit de diffuser des œuvres musicales ? Attention, vous devez également obtenir une autorisation de diffusion auprès de la SACEM.

Lille Grand Palais organisateur d’événement centré sur la manifestation culturelle

Et si vous nous confiez l’organisation de votre festival ? Accueillant plus de 300 événements par an dont de nombreux événements culturels et musicaux, Lille Grand Palais fournit une réponse d’expert à tous vos besoins techniques et logistiques, en plus de vous proposer des lieux atypiques et une stratégie de communication adaptée au concept de votre festival !  

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