Fort de ses 20 ans d’expérience, Lille Grand Palais a su évoluer pour accompagner chaque jour les organisateurs dans la mise en place de leurs projets. Plongeons aujourd’hui, au cœur de la réalisation d’un congrès.
Nombreuses sont les étapes pour un tel évènement. Qu’il s’agisse du choix de la thématique, de la création du programme, du choix de la destination, de la mobilisation des partenaires ou du suivi opérationnel et logistique, les organisateurs d’évènements font face à de perpétuels challenges.
Parce que chaque congrès est unique, Lille Grand Palais accompagne les organisateurs en fonction de ses attentes pour lui permettre de se concentrer sur l’essentiel.
Conceptualiser et préparer
La réussite d’un congrès est très fortement liée à ses participants.
Dès la conceptualisation, Lille Grand Palais définit avec l’organisateur la configuration idéale, propose et décline une thématique et imagine les concepts des moments forts (plénière, soirée…).
Pour répondre aux enjeux de chaque organisateur, il faut proposer des solutions en adéquation avec le secteur d’activité ou les problématiques spécifiques du congrès.
Pour mieux concrétiser et appréhender les projets d’aménagement, d’implantations, d’éclairage, de scénographie et d’animations, un bureau d’études, en interne, présente à l’organisateur des visuels de ses projets.
Vient ensuite la partie opérationnelle. Il s’agit de concrétiser l’ensemble des concepts imaginés pour le congrès : configurer et aménager les salles, accueillir et diriger le flux de participants, implanter et construire la zone d’exposition, gérer la participation des exposants, déployer la vidéo, la sonorisation et les réseaux, aménager les scènes, distribuer les fluides, s’assurer de la sécurité, dresser les pauses, mettre en place les cocktails, déjeuners et diners… L’ensemble de ses services est réalisé par des équipes intégrées, maîtrisant parfaitement les espaces et les congrès.
Un échange permanent
Pour assurer le meilleur déroulement du congrès, une équipe dédiée accompagne les organisateurs, lors de la préparation, du montage, de l’exploitation et du démontage. Chaque organisateur est suivi par un interlocuteur unique qui peut s’appuyer sur une équipe de spécialistes et de techniciens internes pour répondre rapidement à ses attentes.
Sur site, un régisseur assiste l’organisateur pour qu’il s’approprie rapidement les espaces. Il s’assure de la bonne réalisation des services et prestations, réalise les ajustements de dernière minute et accompagne l’organisateur sur l’ensemble de ses demandes.
L’objectif principal est d’évoluer dans un climat d’échanges permanent. Une équipe dédiée suit chaque organisateur de la conceptualisation de son projet jusqu’au suivi logistique du démontage.
L’engagement au cœur de l’évènement
Certifié ISO 14001 depuis 2010, Lille Grand Palais œuvre continuellement dans la réduction de son impact environnemental. De nombreuses solutions sont mises à disposition des organisateurs afin qu’ils puissent, eux aussi, intégrer cet aspect dans leurs démarches.
Tout au long de l’évènement, ils sont accompagnés afin de faire de leur projet une réussite dans un climat durable.
Vous souhaitez organiser un congrès ? Plus d’infos sur lillegrandpalais.com
