Une salle de réception à louer dans le Nord ou ailleurs dans les Hauts de France ? Idéalement située entre la Belgique et Paris, la ville de Lille est à la fois forte de son identité cosmopolite et de son esprit chaleureux typique des Flandres. Pour organiser un cocktail d’entreprise, un dîner d’entreprise, ou encore, une soirée d’entreprise nécessitant la location d’une salle de réception, votre organisateur d’événements Lille Grand Palais vous propose son expertise et son accompagnement en matière de location de salles de réception au cœur de la Métropole Européenne de Lille. 

Entre choix de l’espace de cocktail ou de l’espace de travail qui reflète parfaitement votre culture d’entreprise et sélection de prestations sur mesure (apéritif dînatoire, régie son et lumière…), nos experts en événementiel conçoivent vos événements d’entreprise depuis plus de 30 ans, mais toujours avec la même passion. 

La location d’une salle de réception en bref

Pour bien cadrer votre location de salle de réception, faire appel à un professionnel de l’événementiel tel que Lille Grand Palais vous garantit un espace adapté à vos besoins idéalement placé dans la métropole lilloise, mais pas uniquement. Effectivement, selon la nature de votre événement, votre budget, vos exigences en matière d’accessibilité et de capacités d’accueil et la réglementation en vigueur en ce qui concerne les établissements accueillant du public (ERP), l’écriture d’un cahier des charges complet est indispensable. Pensez également à vous faire accompagner par un professionnel de l’organisation événementielle pour qu’il n’y ait aucune fausse note le jour J… Mais vous faites également appel à un professionnel de l’événementiel pour optimiser votre temps et votre budget tout en vous donnant toutes les chances de trouver le cadre exceptionnel pour votre événement pro. 

Que dit la réglementation en matière de location de salles de réception pour un événement pro ?

La location d’une salle de réception implique forcément l’accueil d’un certain nombre de personnes durant quelques heures ou pour une durée plus conséquente à l’occasion d’un événement professionnel d’une journée ou, même, de plusieurs jours selon les modalités convenues entre le loueur de salles de réception et le locataire. 

Vous êtes un professionnel à la recherche d’une salle de réception pouvant accueillir des collaborateurs, des pairs, ou encore, des prospects ou des clients de votre entreprise ? Sachez que l’espace que vous vous apprêtez à louer comptera forcément parmi les établissements accueillant du public également appelés « ERP ». Cette catégorie de salles à louer met en lumière une réglementation stricte ainsi qu’un certain nombre de normes auxquelles les deux parties (loueur et locataire) doivent se conformer.

• Le respect de la capacité d’accueil maximale autorisée.

• La prise en compte des règles de sécurité incendie et des normes sanitaires.

• La conformité avec la loi française et les règles en matière d’accessibilité aux personnes à mobilité réduite (PMR).

• La possession d’une assurance responsabilité civile et des autorisations nécessaires selon les conditions : licence de débit de boissons, autorisation de la SACEM pour la musique… 

La base de la location de salle de réception : le cahier des charges

Quelle que soit la nature de l’événement professionnel que vous êtes sur le point d’organiser (cocktail d’entreprise, dîner d’affaires, soirée de lancement, conférence…), la tenue d’un cahier des charges propre à la location d’une salle de réception est nécessaire pour bien cadrer votre projet et transmettre tous vos besoins à tous vos besoins à un organisateur d’événements. Mais que doit contenir un cahier des charges pour louer une salle de réception ? Eh bien, nous vous répondons que tous les éléments qui décriront votre futur événement avec le plus de précision possible seront les bienvenus pour faciliter votre location salle Lille et aux alentours !

1. Type d’événement pour lequel vous avez besoin d’effectuer la location d’une salle de réception : séminaire, réunion, soirée d’entreprise, dîner d’affaires, exposition ou événement culturel. 

2. Nombre approximatif ou précis du nombre de participants attendu ainsi que la configuration de l’espace que vous souhaitez : configuration en théâtre, nombre de personnes assises, convives debout…

3. Durée de location comprenant notamment la date de votre événement et les horaires exprimés sous forme d’un ou plusieurs créneaux horaires.

4. Expression de vos besoins concernant l’emplacement du lieu idéal : accessibilité en voiture, proximité avec les transports en commun ou les hôtels et restaurants…

5. Expression de vos besoins en matière d’équipements : vidéoprojecteur, sonorisation, connexion WIFI, ou encore, présence de tables et de chaises. 

6. Indication d’un budget pour la location de salle de réception en elle-même et d’un budget complémentaire (optionnel) pour d’éventuels équipements et services additionnels.

7. Modalités de paiement, aspects réglementaires, et exigences en matière de normes selon le type de manifestation organisée. 

8. Indication d’un contact responsable de la gestion de la salle et/ou de l’événement en question.

Un expert en événementiel proposant des services en location de salles de réception ne sera pas étranger quant aux termes présents sur votre cahier des charges ! Aussi bien pour choisir le lieu adapté que pour organiser votre événement selon vos besoins, Lille Grand Palais répond présent pour gérer l’ensemble des points de votre cahier des charges grâce à ses 30 années d’expertise et à ses 45 000 mètres carrés d’espace qui peuvent véritablement être transformés pour donner vie à vos événements professionnels. 

Une expertise au service des pros : entrevoir la location d’une salle de réception pour votre soirée d’entreprise

Une soirée d’entreprise ou un événement professionnel qui aura lieu dans une salle de réception doit d’abord répondre à certains critères relatifs aux normes, aux besoins des convives, ainsi qu’à des exigences en matière d’agencement et de configuration. Néanmoins, n’oubliez pas qu’un événement de nature professionnelle est aussi une porte ouverte sur l’ADN et les valeurs de votre organisation. Ainsi, il s’agira de faire des choix stratégiques en alliant praticité, confort et mise en valeur d’une image d’entreprise.

D’ailleurs, les critères à prendre en compte pour la location d’un espace de travail ne sont bien évidemment pas les mêmes que ceux employés pour la location d’un espace cocktail d’entreprise ou de tout autre lieu voué à accueillir un événement festif ou convivial.

Pourquoi organiser un cocktail d’entreprise ?

Aussi bien pour soigner votre marque employeur que pour conclure une conférence ou une animation commerciale sur une note gourmande et raffinée, le cocktail d’entreprise est une valeur sûre qui reste très plébiscitée par tous les types d’organisations : moyennes entreprises et PME, associations et organismes issus de tous les secteurs. Néanmoins, ce type de soirée d’entreprise nécessite la location d’une salle de réception pour cocktail ou dîner d’affaires dotée d’une superficie adaptée au nombre de convives, et qui offre également une configuration pensée pour faciliter les allées et venues entre des espaces distincts : bar, mange-debout ou tables avec chaises, espaces de détente… 

L’expertise de Lille Grand Palais en matière de réceptions et de cocktails dînatoires  : pour un cocktail d’entreprise de 250 personnes, il est conseillé de choisir une salle de 125 à 250 m² pour permettre aux convives de circuler dans des conditions optimales. 

Peut-on louer une salle de réception pour en faire un espace de travail ?

Si vous demandez si vous pouvez louer une salle de réception à des fins de travail et de productivité, la réponse est oui ! Vous avez la possibilité d’effectuer une location de salle de réception pour y organiser des conférences, des échanges où les idées fusent, des séminaires, ou encore, des débats ou des sessions de concours. 

Avec Lille Grand Palais, vous êtes certains d’exploiter tout le potentiel du lieu que vous aurez choisi selon les usages que vous lui réservez ! Effectivement, entre nos salles de réception, nos espaces modulables pouvant rassembler jusqu’à 2500 personnes et nos théâtres, vous pourrez tout simplement choisir et louer la salle de réception qui vous plaît afin d’en faire un espace de travail propre à vos besoins : estrade, tables ou bureaux, chaises ou sièges, ou encore, ajout de certains équipements propres à l’espace de travail comme l’écran ou le vidéoprojecteur. 

Spécialiste de l’organisation événementielle, Lille Grand Palais vous accompagne dans la location de votre grande salle de réception et dans l’organisation de votre événement professionnel de A à Z au cœur de Lille et de sa métropole. 

Retrouvez toutes les idées pour vos évènement sur Lille Grand Palais