ORGANISER UN ÉVÉNEMENT D’ENTREPRISE : NOS CONSEILS

Les événements d’entreprise sont de plus en plus importants pour stimuler ses collaborateurs, fédérer ses équipes, ou communiquer avec ses clients. Pour une organisation parfaite le jour J, Lille Grand Palais met ses 25 ans d’expérience au service de votre organisation.

AVANT D’ORGANISER VOTRE ÉVÉNEMENT : BIEN LE DÉFINIR

Pour organiser un événement d’entreprise réussi, son objectif doit être avant tout clairement déterminé, de manière à cibler les bonnes actions, les bonnes personnes, et les bons résultats.

On recense ainsi différents types d’événements et de finalités : team building pour resserrer les liens entre collaborateurs, séminaire ou journées d’études pour mobiliser les équipes autour d’un objectif, événement comité d’entreprise pour récompenser ses équipes… En voici quelques illustrations.

LES SÉMINAIRES DE FORMATION : POUR LE PARTAGE D’IDÉES

On les organise pour diffuser une information importante, et de manière officielle, de façon à fédérer des équipes autour d’un projet commun et/ou de nouveaux savoir-faire. L’objectif est aussi de faire monter les participants en compétence et de créer des synergies entre eux, en les invitant souvent à brainstormer autour d’un même sujet.

Les activités ludiques et les événements d’entreprise sportifs pour renforcer les liens
Pour réchauffer une ambiance tendue ou trop individualiste, le team building a le vent en poupe. Il s’agit de créer une cohésion entre les individus en les invitant à se livrer ensemble à des activités qui vont leur permettre de s’apprécier en dehors du cadre classique de travail.
Plusieurs types d’animations peuvent être envisagées : ludiques pour stimuler la créativité, sportives pour titiller le goût du challenge, ou même gastronomiques pour accroître la convivialité. La tendance est actuellement à la créativité, et de nombreux événements naissent autour d’une idée d’événement interne à l’entreprise qui se veut ludique et originale. Les thématiques vont tourner, par exemple, autour du jardinage, de l’escape game, du karaoké, etc.
Les cocktail et soirées d’entreprise pour un évènement détente
Un cocktail d’entreprise a une dimension prestigieuse et festive. On l’organise pour mettre en valeur un beau résultat, l’anniversaire de l’entreprise, le lancement d’un nouveau produit ou d’une nouvelle filiale.
Un cocktail soigne l’image de l’entreprise, tant auprès de ses collaborateurs que de ses clients. Il renforce le sentiment d’appartenance et consolide les relations commerciales.

NOS CONSEILS POUR ORGANISER UN ÉVÉNEMENT D’ENTREPRISE

Dès qu’un projet d’événement est décidé, les différentes étapes de son organisation débutent. Voici une brève liste des tâches concernant l’organisation d’un événement d’entreprise.

CHEF DE PROJET ET ORGANISATEURS : DES INDISPENSABLES

Lille Grand Palais met à la disposition de ses clients une équipe projet pour les conseiller en amont de l’organisation d’un séminaire. Après communication du cahier des charges, 6 mois avant l’événement, notre équipe optimise l’organisation en proposant des prestations appropriées. Des plans en 2 ou 3D sont dessinés, et un descriptif détaillé est élaboré : accueil, décoration, restauration… Un interlocuteur unique est dédié au client à chaque étape du projet.

ÉVÉNEMENT D’ENTREPRISE : CHOISIR UN LIEU À VOTRE IMAGE

Le lieu est en rapport avec le nombre de participants, sa localisation, et l’offre du prestataire : capacité des salles, logistiques possibles pour les animations, création d’ambiance, personnalisation de l’événement, restauration…
La date se fixe au moins 6 mois à l’avance, de manière à se donner le temps de trouver le bon site et de s’assurer de la présence de tous les participants.
Les organisations autour des dates de fêtes, de ponts, ou de grandes compétitions sportives télévisées sont à éviter.

BIEN GÉRER SES MOYENS TECHNIQUES ET HUMAINS

En fonction de la nature de l’événement d’entreprise, une date et une temporalité doivent être définies. On fixe la date 5 à 6 mois à l’avance pour débuter la rédaction du cahier des charges.
Bien préparée, l’organisation d’un événement étape par étape, permet de l’optimiser, avec l’aide d’un prestataire bien choisi. Celui-ci aura le temps de peaufiner chaque détail : conception de l’installation, prestations audiovisuelles, services de restauration, sécurité…
À noter : pour organiser un événement en entreprise avec le Covid, Lille Grand Palais se charge de tout le dispositif de sécurité sanitaire, en s’appuyant sur la charte élaborée par l’Institut Pasteur de Lille.

PROFITEZ LE JOUR J : UN ÉVÉNEMENT D’ENTREPRISE BIEN FICELÉ

Une fois le grand jour arrivé, les équipes projet, le régisseur et tout le personnel d’accueil de Lille Grand Palais déchargent le client du moindre détail relatif à l’organisation de l’évenement d’entreprise. Tout est mis en œuvre pour qu’il n’ait plus qu’à en profiter pleinement et à s’occuper de ses invités.
Notre équipe d’experts connaissant parfaitement les lieux reste constamment à ses côtés pour gérer les imprévus et assurer une ambiance sereine.